EXCEED

Rešitev za podporo načrtovanju, poročanju, kontrolingu

IZHODIŠČA

Podjetja imajo navadno že implementirane različne aplikacije, ki omogočajo vodenje podatkovnega skladišča bilančnih podatkov, izračun izvedenih izkazov, pregledovanje podatkov v OLAP kockah in obdelavo podatkov v Excel preglednicah. Excel je primerno orodje za planiranje (še posebej 2007 in 2010) in tudi za pripravo podatkov za poročanje znotraj družb ali med družbami pri tem pa so njegove bistvene pomanjkljivosti:

  • Nepooblaščeno spreminjanje modela (plana ali poročila)
  • Težavno sledenje spremembam v fazi planiranja in predvsem prevarjanja/sprejemanja poročila
Običajno želimo rezultate izračunov v preglednicah uporabiti še kje drugje, za kar se uporabljajo zapleteni sistemi povezanih tabel in celic. Veliko boljša rešitev bi bila možnost hranjenja rezultatov v podatkovni bazi.

 

IDEJA

Za potrebe analiziranja, poročanja(zbiranja) podatkov ali izvajanja bolj ali manj zapletenih preračunov (npr. izdelava strateškega ali letnega plana) se definira planski model.

Model je v bistvu vzorec (poročila, obrazca za zbiranje podatkov, tabel …) dokumenta, na osnovi katerega se izdelujejo delovni dokumenti. Delovni dokumenti se izdelujejo avtomatsko iz modela s postopkom izdaje dokumenta.

Glede na nastavljivi proces planiranja potem udeleženci izvedejo dodeljene aktivnosti in kreirajo plan.

Vizija rešitve

Enostavno brezpapirno in uporabniku prijazno spremljanje in izvajanje procesa planiranja, poročanja ter priprave podatkov za poročanje znotraj družb ali med družbami.

 

Uporaba

Vse planske in poročilne modele s pomočjo naprednega urniškega mehanizma lahko kontrolirano objavljamo na SharePoint spletnih mestih. V obliki samih modelov, preračunanih vrednosti ali v obliki datotek, kjer so še vedno možne WHAT-IF simulacije.

 

Primer uporabe

Primer uporabe je izgradnja Nadzorne plošče (DASHBOARD-a) v podjetju Adria Mobil d.d. iz novega mesta. Nadzorna plošča je interaktivna, sama Excel poročila imajo različne nivoje kontroliranih dostopov do podatkov.

 

Najpomembnejše lastnosti

Enostavnost – hitra implementacija, 100% integracija v Microsoft Excel, učinkovitost, funkcionalnost (ergonomska zasnova, udobnost, aplikativnost, enostavno vzdrževanje ipd.).

Potencialni kupci

Vsa podjetja, ki karkoli planirajo, še posebej finančno funkcijo. Rešitev je zelo primerna za podjetja z oddaljenimi lokacijami in odvisnimi družbami.

 

Glavna dodana vrednost za njene uporabnike, prihranki (časovni, finančni,ipd.)

Z uvedbo aplikacije ustvarimo časovne in posledično finančne prihranke, ki so odvisni od razvitosti stopnje planiranja v podjetju. Izkušnje kažejo, da v primeru večjih družb ti prihranki lahko hitro presežejo tudi nekaj 1000 EUR na mesec.

 

Uporabniška izkušnja

Uporabili smo smernice oblikovanja, ki jih je definiral Microsoft Excel in njegove komponente. Menimo, da je na ta način možna najboljša uporabniška izkušnja. Uporabniki so v MS Excelu domači, Excel je za marsikoga „najbolj uporaba aplikacija“.

Če poznate Excel, poznate EXCEED!

Primer uporabe / procesa – staro:novo

 

  • korak 1 Urejevalec modela definira model. Uporabi lahko vse funkcionalnosti excela. Model shrani v centralno podatkovno bazo. Pri kreiranju novega modela lahko uporabi za osnovo nek obstoječ model in ga modificira.
  •  

  • korak2 Z uporabo rešitve EXCEED: Izdajatelj izda delovne dokumenta na osnovi modela. To lahko naredi v paketu s podanim naborom parametrov. Pri tem se avtomatsko generirajo delovni dokumenti po podjetjih, s primernim statusom in primernimi povezavami z modelom. Brez rešitve EXCEED: Exceli in email – 48 družb-računovodstev/enot/potnikov – primer ene izmed strank…
  •  

  • korak 3 Prejemnik (Izpolnjevalec delovnega dokumenta), vnese podatke, preveri model – avtomatsko s pomočjo programske opreme in ga odda. Brez rešitve EXCEED: Gora excel dokumentov in in email, telefoni za pomoč.
  •  

  • korak 4 Z uporabo rešitve EXCEED: Izdajatelj pregleda oddan delovni dokument in ga po potrebi lahko vrne v ponovno obdelavo, če z njim ni zadovoljen. Brez rešitve EXCEED: Gora excel dokumentov in in email, telefoni za pomoč.
  •  

Če poznate Excel, poznate EXCEED!

Rezultat

S celovito in nastavljivo rešitvijo, ki je zajemala aktivnosti analize obstoječega stanja, svetovanja in izvedbe, smo izdelali:
 

  • urejen, pregleden in informatiziran proces planiranja, ki je v celoti obvladljiv znotraj podjetja brez dodatnih nepredvidljivih stroškov
  • centralna nadzorna plošča na spletnem portalu, preko katere se na enostaven in varen način spremljajo vsi ključni kazalci uspešnosti,
  • lažje poslovno odločanje z »what-if« simulacijami po posameznih poslovnih področjih glede na oblikovane poročilno-analitične modele,
  • uporabniki lahko sami, izvajajo in prilagajajo ter nadgrajujejo procese planiranja in poročanja,
  • velik prihranek na času.