EXCEED

Rešitev za podporo načrtovanju, poročanju, kontrolingu

IZHODIŠČA

Podjetja imajo navadno že implementirane različne aplikacije, ki omogočajo vodenje podatkovnega skladišča bilančnih podatkov, izračun izvedenih izkazov, pregledovanje podatkov v OLAP kockah in obdelavo podatkov v Excel preglednicah. Excel je primerno orodje za planiranje (še posebej 2007 in 2010) in tudi za pripravo podatkov za poročanje znotraj družb ali med družbami pri tem pa so njegove bistvene pomanjkljivosti:

  • Nepooblaščeno spreminjanje modela (plana ali poročila)
  • Težavno sledenje spremembam v fazi planiranja in predvsem prevarjanja/sprejemanja poročila
Običajno želimo rezultate izračunov v preglednicah uporabiti še kje drugje, za kar se uporabljajo zapleteni sistemi povezanih tabel in celic. Veliko boljša rešitev bi bila možnost hranjenja rezultatov v podatkovni bazi.

 

IDEJA

Za potrebe analiziranja, poročanja(zbiranja) podatkov ali izvajanja bolj ali manj zapletenih preračunov (npr. izdelava strateškega ali letnega plana) se definira planski model.

Model je v bistvu vzorec (poročila, obrazca za zbiranje podatkov, tabel …) dokumenta, na osnovi katerega se izdelujejo delovni dokumenti. Delovni dokumenti se izdelujejo avtomatsko iz modela s postopkom izdaje dokumenta.

Glede na nastavljivi proces planiranja potem udeleženci izvedejo dodeljene aktivnosti in kreirajo plan.

Vizija rešitve

Enostavno brezpapirno in uporabniku prijazno spremljanje in izvajanje procesa planiranja, poročanja ter priprave podatkov za poročanje znotraj družb ali med družbami.

Uporaba

Vse planske in poročilne modele s pomočjo naprednega urniškega mehanizma lahko kontrolirano objavljamo na SharePoint spletnih mestih. V obliki samih modelov, preračunanih vrednosti ali v obliki datotek, kjer so še vedno možne WHAT-IF simulacije.

Primer uporabe

Primer uporabe je izgradnja Nadzorne plošče (DASHBOARD-a) v podjetju Adria Mobil d.d. iz novega mesta. Nadzorna plošča je interaktivna, sama Excel poročila imajo različne nivoje kontroliranih dostopov do podatkov.

Najpomembnejše lastnosti

Enostavnost – hitra implementacija, 100% integracija v Microsoft Excel, učinkovitost, funkcionalnost (ergonomska zasnova, udobnost, aplikativnost, enostavno vzdrževanje ipd.).

Potencialni kupci

Vsa podjetja, ki karkoli planirajo, še posebej finančno funkcijo. Rešitev je zelo primerna za podjetja z oddaljenimi lokacijami in odvisnimi družbami.

Glavna dodana vrednost za njene uporabnike, prihranki (časovni, finančni,ipd.)

Z uvedbo aplikacije ustvarimo časovne in posledično finančne prihranke, ki so odvisni od razvitosti stopnje planiranja v podjetju. Izkušnje kažejo, da v primeru večjih družb ti prihranki lahko hitro presežejo tudi nekaj 1000 EUR na mesec.

Uporabniška izkušnja

Uporabili smo smernice oblikovanja, ki jih je definiral Microsoft Excel in njegove komponente. Menimo, da je na ta način možna najboljša uporabniška izkušnja. Uporabniki so v MS Excelu domači, Excel je za marsikoga „najbolj uporaba aplikacija“.

Če poznate Excel, poznate EXCEED!

Primer uporabe / procesa – staro:novo

    • korak 1 Urejevalec modela definira model. Uporabi lahko vse funkcionalnosti excela. Model shrani v centralno podatkovno bazo. Pri kreiranju novega modela lahko uporabi za osnovo nek obstoječ model in ga modificira.

 

    • korak2 Z uporabo rešitve EXCEED: Izdajatelj izda delovne dokumenta na osnovi modela. To lahko naredi v paketu s podanim naborom parametrov. Pri tem se avtomatsko generirajo delovni dokumenti po podjetjih, s primernim statusom in primernimi povezavami z modelom. Brez rešitve EXCEED: Exceli in email – 48 družb-računovodstev/enot/potnikov – primer ene izmed strank…

 

    • korak 3 Prejemnik (Izpolnjevalec delovnega dokumenta), vnese podatke, preveri model – avtomatsko s pomočjo programske opreme in ga odda. Brez rešitve EXCEED: Gora excel dokumentov in in email, telefoni za pomoč.

 

    • korak 4 Z uporabo rešitve EXCEED: Izdajatelj pregleda oddan delovni dokument in ga po potrebi lahko vrne v ponovno obdelavo, če z njim ni zadovoljen. Brez rešitve EXCEED: Gora excel dokumentov in in email, telefoni za pomoč.

 

Če poznate Excel, poznate EXCEED!

Adria Mobil, d.o.o.

 

Podjetje Adria Mobil je eden vodilnih evropskih proizvajalcev počitniških prikolic, avtodomov in mobilnih hišic. Izvozi preko 98 odstotkov proizvedenih izdelkov in je izrazito tržno usmerjeno podjetje, ki z lastnim znanjem in bogatimi izkušnjami razvija izdelke za aktivno preživljanje prostega časa. Skupino Adria poleg matične družbe Adria Mobil, d. o. o., sestavlja še enajst hčerinskih družb.

Izziv:

Vsakodnevno poslovanje podjetja se uravnava z operativnimi plani, ki izhajajo iz strateških planov podjetja. Soočali so se z izzivom, kako ogromno količino podatkov pretvoriti v ustrezne informacije in jih na pregleden način predstaviti vodstvu in drugim zaposlenim ter zunanjim partnerjem. Pomagali so si z množico preglednic in njihovo izmenjavo preko elektronske pošte ter telefonsko komunikacijo, kar pa je bilo zelo težavno obvladovati.

Potrebe in rešitev:

Potrebovali so nekaj, kar bi jim omogočilo:

  • centralizirano in hitrejše izvajanje planiranja z manjšo verjetnostjo napak, tako znotraj družbe kot tudi skupine,
  • pregledno, učinkovito in čim bolj avtomatizirano poročanje, z uporabo informacijskih orodij, ki jih uporabniki že poznajo,
  • enostavnejše sledenje spremembam,
  • »eno, zanesljivo resnico« po vseh poslovnih področjih in za vse nivoje uporabnikov informacij poslovnega sistema.

S celovito in nastavljivo rešitvijo, ki je zajemala aktivnosti analize obstoječega stanja, svetovanja in izvedbe, smo jim to zagotovili.

Rezultat:

  • urejen, pregleden in informatiziran proces planiranja, ki je v celoti obvladljiv znotraj podjetja brez dodatnih nepredvidljivih stroškov,
  • centralna nadzorna plošča na spletnem portalu, preko katere se na enostaven in varen način spremljajo vsi ključni kazalci uspešnosti,
  • lažje poslovno odločanje z »what-if« simulacijami po posameznih poslovnih področjih glede na oblikovane poročilno-analitične modele,
  • uporabniki lahko sami izvajajo in prilagajajo ter nadgrajujejo procese planiranja in poročanja,
  • velik prihranek na času.

»V današnjem svetu življenje teče vedno hitreje. Pomembne poslovne odločitve na različnih nivojih se ne sprejemajo več le na letni, kvartalni ali mesečni ravni, temveč praktično vsak dan. Zato je potrebno iz ogromne količine podatkov iz velikega števila različnih virov pravočasno pridobiti kvalitetne informacije, ki morajo biti na varen način dostopne od koderkoli. S to rešitvijo nam je to uspelo«.

 

Mira ŠETINA,

direktorica direkcije in sektorja Kontroling in informatika


ACH, d.d., Ljubljana

 

je sodobna evropska holdinška družba za gospodarjenje z naložbami. Uspešnost njenega poslovanja je odvisna od uspešnosti poslovanja njenih naložb, še posebej odvisnih družb. Skupina ACH je konec leta 2011 štela 13 hčerinskih družb in 21 vnukinj.

Izziv:

Vzpostavitev učinkovitega sistema upravljanja in vodenja podjetij v skupini predstavlja ključ do uspeha. Zagotavljanje ažurnosti, pravilnosti in pretočnosti množice podatkov iz različnih virov je bilo zelo težavno. Podatki so se nahajali v različnih bazah in formatih, prihajalo je do podvajanj, ponekod želenih podatkov ni bilo. Postopki planiranja in poročanja so bili zahtevni in dolgotrajni, prihajalo je do napak, sledenje spremembam je bilo problematično. Izziv je predstavljala tudi hitra vključitev novih podjetij v sistem.

Potrebe in rešitev:

Potrebovali so nekaj, kar bi jim omogočilo:

  • vzpostavitev enotne strukture in baze podatkov,
  • njeno enostavno in pravočasno polnjenje s podatki iz različnih virov ter kontrolo njihove pravilnosti,
  • nastavljive in sledljive ter bolj avtomatizirane postopke za planiranje, poročanje in kontroling,
  • samodejno generiranje in distribucijo poročil, hitre ad hoc poizvedbe, izvajanje raznih simulacij in preračunov ter analiz, zapis rezultatov nazaj v bazo podatkov,
  • varen dostop do sistema od koderkoli na selektiven način (samo pooblaščenim uporabnikom glede na njihove pravice),
  • njegovo enostavno in hitro vpeljavo v prakso ter možnost postopnega nadgrajevanja v prihodnje.

S celovito in nastavljivo rešitvijo, ki je zajemala aktivnosti analize obstoječega stanja, svetovanja in izvedbe, smo jim to zagotovili.

Rezultat:

  • veliko bolj kvalitetne in celovite informacije,
  • ogromen prihranek na času in živcih,
  • izboljšana priprava in usklajevanje strateških in operativnih planov ter spremljanje njihove realizacije,
  • dobra podpora za pravočasno sprejemanje ustreznih odločitev,
  • trdni temelji za rast sistema glede na prihodnje potrebe.

»Na trgu so obstajali le zelo komplicirani in dragi podporni sistemi za upravljanje in vodenje podjetij. Zato smo se odločili za sodelovanje s podjetjema Abraxas in ResEvo, s katerima smo prišli do rešitve, ki za sprejemljivo ceno nudi enostavne odgovore za kompleksne probleme«.

 

dr. Milena SEDOVNIK,

pomočnica generalnega direktorja za korporativni razvoj in kadre


ACH d.d

BARAGOVA ULICA 5, 1000 LJUBLJANA, Slovenija
 www.ach.si

ADRIA MOBIL, d.o.o. Novo mesto

ADRIA MOBIL Proizvodnja, trgovina in storitve, d.o.o. Novo mesto
Straška cesta 50, 8000 Novo mesto
 www.adria-mobil.si

 

Deli platforme Exceed pa se uporabljajo v več kot 20 letni zgodovini v vrsto drugih rešitvah poročanja, planiranja in konotrolinga. Več o referencah si lahko preberete na straneh podjetij, avtorjev rešitve: